¿Cómo se pueden legalizar los libros mercantiles?

Los libros mercantiles deben legalizarse en el registro mercantil, ya sea por iniciativa propia, por solicitud de uno de los socios, o por un tercero que quiera comprobar que dichos registros existen. Como herramientas o instrumentos jurídicos los libros mercantiles deben ser facilitados por la ley, esto contribuye al flujo y organización contable y mercantil de los empresarios.

Por todo ello, la legalización de libros contables es una tarea importante y necesaria en muchos casos.

¿Por qué debo legalizar los libros mercantiles?

Registrar o legalizar los libros mercantiles en el registro mercantil le da validez y lo certifica como documento. El artículo 25 del código de comercio establece como una premisa de todo empresario o emprendedor llevar un registro contable de manera ordenada y oportuna que facilite a futuro la búsqueda cronológica de transacciones, operaciones, balances e inventarios. Esto ayuda a fomentar el buen uso de la contabilidad de una manera ordenada y asertiva cómo deben ser los libros mercantiles.

En el pasado era obligatorio que el registro de libros mercantiles fuera presencial, hoy en día se permite la legalización de libros mercantiles telemáticamente, donde todos los libros pueden ser legalizados electrónicamente.

Tipos de libros mercantiles

A la hora de registrar los libros mercantiles se deben presentar los siguientes.

Libros Contables

  • Libro Diario.
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Libros Mercantiles/Societarios

  • Libro de registro de los socios
  • Libro de registro de la sociedad
  • Libro de registro de acciones nominativas
  • Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
  • Libro de Actas.
  • Libro Registro de Socios.

¿Dónde legalizar los libros mercantiles?

Los libros mercantiles deben ser presentados para su legalización en el registro mercantil correspondiente dentro de los meses establecidos al cierre del ejercicio social.

Se deben seguir una serie de normas para cumplir a cabalidad con el proceso.

  • Se establecen plazos para organizar todo al respecto de los libros mercantiles.
  • Existe un plazo después del cierre contable el 31 de diciembre hasta el 30 de marzo del próximo año.
  • Este plazo puede extenderse hasta 4 meses, generalmente el 4 de abril y no haber sanciones.
  • Los depósitos deben realizarse hasta un mes posterior de la aprobación de la junta general ordinaria de socios, esto suele suceder 6 meses posterior al cierre, hasta el 30 de julio.

Consecuencias de no legalizar los libros mercantiles

En caso de no legalizar los libros mercantiles, se podrá realizar dicho proceso según lo establezca la constitución, podrán ser incluidos en los libros mercantiles presentados en la modalidad telemática desde la constitución de la sociedad hasta la fecha de cierre, aunque en algunos casos los tribunales podrían dictar otra premisa para darle valor probatorio al registro de los libros mercantiles.

Pasos para legalizar un libro mercantil telemáticamente

Para legalizar los libros contables en el registro mercantil se debe tener en cuenta dos aspectos fundamentales.

  • Tener firma digital.
  • Registrarse en la página del Colegio de Registradores.

Pasos para la presentación telemática de libros contables

  • Descargar el programa Legalia.
  • Legalizar los libros.
  • Clic en la sesión “Presentación telemática de documentos”.
  • Acceder a la plataforma de envío del Colegio de Registradores.
  • Realizar los envíos.
  • Recibirás la acreditación que indica haber iniciado el proceso de legalización.